5S: o que é e como implementar na sua empresa

Metodologia de gestão empresarial visa organizar rotinas e processos. Conheça! Nos dias de hoje, uma empresa de sucesso é aquela que sabe quem é e onde quer chegar, certo? Exato. Porém, não é apenas de metas e objetivos que se vive uma corporação. É dentro da rotina detalhada e burocrática de uma empresa que se encontra um dos grandes segredos do sucesso. Gerir processos, otimizar o tempo da equipe e até mesmo organizar os arquivos do computador são algumas das atribuições de quem precisa colocar a casa em ordem. E, para suprir essa demanda, foi criada uma metodologia de gestão que faz sucesso no meio organizacional. Trata-se do 5S. Com o objetivo de fazer a manutenção de processos, a metodologia 5S surgiu no Japão como um programa de gestão de qualidade focado em organização, limpeza e padronização. Dispondo de pouquíssimos recursos, qualquer empresa pode fazer uso da ferramenta e tornar a sua rotina ainda mais inteligente. Se você ainda não conhece o recurso, neste artigo a Smart Lap explica o que é 5S, como funciona, quais os benefícios da sua implementação e como começar a utilizar hoje mesmo.

O que é 5S?

Quando a Segunda Guerra Mundial terminou, o Japão se viu diante de uma grave crise econômica que se instaurou após a sua derrota para os Estados Unidos. Com o objetivo de fazer uma reestruturação rápida em seu sistema, os japoneses desenvolveram uma metodologia que os ajudaria a catapultar novamente para um cenário econômico favorável. Com isso, surgiu uma ferramenta de gestão baseada nos cinco sensos do Japão. Sendo a disciplina uma das principais características dos nipônicos, o foco principal da metodologia 5S é otimizar a organização dos processos, promovendo mais qualidade nos serviços e produtividade entre os colaboradores.

Qual o significado de 5S?

A metodologia 5S possui esse nome porque é baseada nos cinco sensos japoneses. São eles, traduzidos:

• Seiri (senso de utilização);
• Seiton (senso de organização);
• Seiso (senso de limpeza);
• Seiketsu (senso de padronização);
• Shitsuke (senso de disciplina).

5S: Seiri – senso de utilização

O primeiro S do método é o seiri, que significa senso de utilização. A sua proposta é manter no ambiente – seja no trabalho ou mesmo em uma residência – somente aquilo que for realmente necessário para o bom funcionamento do conjunto todo. Avalia-se o que não estiver sendo usado a fim de descartar ou destinar a um outro ambiente ou setor que esteja precisando. É também neste passo que se analisa o que está faltando para a conclusão de uma demanda e se providencia a compra do material ou equipamento.

5S: Seiton – senso de organização

O segundo S, o seiton, diz respeito a criar uma rotina de organização, sendo o seu conceito-chave a simplificação. Nesse passo, é preciso cuidar para que cada coisa esteja em seu devido lugar, a fim de economizar o tempo do colaborador ao executar uma tarefa. É essencial que toda a equipe saiba onde precisa encontrar cada material, equipamento ou até mesmo um arquivo digital guardado em uma pasta. O segundo dos 5S vem como um complemento ao anterior: primeiro se seleciona o que é realmente útil e depois se organiza tudo o que será utilizado. Leia também: Gerenciador de senhas: o que é e como funciona?

5S: Seiso – senso de limpeza

O senso de limpeza – seiso, em japonês -, prega que todo elemento que possa causar algum distúrbio ou desconforto (como mau cheiro, falhas na iluminação ou barulhos) deva ser limpo ou consertado. A limpeza, nesse método, é uma responsabilidade de todos os colaboradores e não somente da equipe de limpeza. O resultado será um ambiente que gera satisfação e aconchego, onde a equipe conseguirá exercitar ainda mais a sua criatividade. O seiso também diz respeito à aparência pessoal. Não a padrões de beleza, mas ao cuidado com a higiene corporal e com as vestimentas do colaborador.

5S: Seiketsu – senso de padronização

O quarto dos 5S consiste na manutenção dos três primeiros, criando uma mentalidade dentro da empresa para que os sensos de utilização, organização e limpeza sejam seguidos à risca e se tornem um hábito. Com o seiketsu pode-se criar instruções de trabalhos, listas de verificação, além de elencar todos os processos que devem ser seguidos pelos colaboradores. Com a padronização, será possível entender quais as funções e atribuições que cada indivíduo deverá exercer dentro da sua equipe.

5S: Shitsuke – senso de disciplina

Na teoria parece incrível, mas colocar em prática requer esforço. Não será possível implementar os primeiros quatro passos sem uma característica fundamental dentro da equipe, que os japoneses aprimoraram e difundiram pelo mundo: a disciplina. O quinto e último S, o shitsuke, diz respeito a desenvolver um senso de disciplina entre os colaboradores, a fim de estimular que os novos processos e valores possam ser absorvidos por todos. Feedbacks e treinamentos são boas ferramentas que as lideranças podem utilizar entre as suas equipes, estimulando o entendimento dos 5S e criando um ambiente mais receptivo às mudanças. Além disso, é preciso testar e avaliar a implementação, contando com paciência e zelo.

Benefícios de se implementar o 5S

A metodologia 5S pode ser implementada tanto em pequenas empresas quanto em grandes corporações. Além disso, é possível aplicá-la também na sua vida pessoal, de modo a otimizar tempo e gerar mais praticidade e organização. No âmbito empresarial, os benefícios alcançados podem variar de um setor para outro, mas os resultados costumam ser sempre muito satisfatórios. Vamos conhecer os benefícios do 5S: 1) Aumento da produtividade: dentro de um ambiente de trabalho mais limpo, organizado e simplificado, a tendência é que o colaborador ganhe tempo e reduza esforços, podendo se dedicar ao que realmente importa. Com isso, as atribuições de cada função – sejam elas estratégicas ou de produção – ficam mais claras e otimizadas. 2) Redução de desperdícios: uma empresa que se preocupa em listar e comprar somente o necessário reduz tempo e dinheiro, desperdiçando menos recursos financeiros e contribuindo para a organização do ambiente. 3) Otimização de processos: aplicando a padronização, a tendência é que os processos e a produção fiquem mais organizados e claros. Dessa forma, as demandas cotidianas são otimizadas, facilitando a rotina dos colaboradores e a avaliação dos gestores. 4) Melhora na gestão de riscos e identificação de erros: quando se está com a casa limpa e organizada, a identificação e correção de erros se torna mais rápida e certeira. 5) Evolução dos processos: uma empresa que tem seus processos mapeados e organizados fornece o ambiente perfeito para que as lideranças consigam implementar outras melhorias, como programas de qualidade. 6) Prevenção de acidentes: grande parte dos acidentes de trabalho acontecem porque o ambiente não é seguro ou não fornece as condições mínimas de trabalho. Ao limpar e organizar esse ambiente, o colaborador não se distrai com excessos e consegue identificar com clareza os espaços de deslocamento. 7) Melhora na qualidade de vida: todos os benefícios acima podem ser percebidos tanto em empresas quanto em escritórios, ou até mesmo dentro de casa. Mas, um dos principais e mais importantes resultados é a melhora geral na qualidade de vida. Selecionar, organizar, limpar, normatizar e ter disciplina para fazer a manutenção desse processo é o segredo do sucesso na implementação do 5S. Leia também: Má postura no trabalho: conheça riscos e veja 4 dicas para prevenir

Como aplicar o 5S na sua empresa?

Apesar de parecer difícil, implementar a metodologia 5S na sua linha de produção ou escritório é mais simples do que parece. Com um passo a passo bem completo, ensinamos você a usufruir da técnica dos japoneses, extraindo os melhores benefícios. 1) Faça um levantamento dos processos atuais: para começar, o gestor deve identificar onde se encontram os gargalos que estão diminuindo a produtividade. Pode ser um setor, um funcionário, um processo ou, ainda, uma mesa que está desarrumada ou um computador que está desorganizado. Identificar e fazer uma auditoria desses problemas é o pontapé inicial. 2) Eleja os guardiões do 5S: com os gargalos identificados, será preciso escolher um grupo de colaboradores que terá a missão de difundir a metodologia para o resto da empresa. É importante elencar pessoas de áreas distintas e com diferentes níveis hierárquicos. Através de treinamentos, o grupo será o primeiro a conhecer a ferramenta e aplicá-la no ambiente de trabalho. Numa realidade menor, o gestor pode se encarregar de exercer esse papel. 3) Aplique os conhecimentos: após os guardiões ou o gestor terem treinado toda a equipe, é hora de colocar a mão na massa. É necessário atribuir papéis de ação dentro da empresa, para que cada colaborador empregue os seus conhecimentos e coloque a metodologia em prática. 4) Monitore a disciplina: nesse passo, o líder ou os guardiões devem acompanhar a manutenção do 5S. Manuais, organogramas e cronogramas de atividades podem ajudar na tarefa. Ademais, perceber os benefícios e identificar onde ainda precisa melhorar deve ser um procedimento constante dos encarregados. Afinal, a metodologia 5S é um trabalho que deve estar em constante evolução.

Como aplicar o 5S em seu escritório ou na sua casa?

Um método tão versátil como o 5S pode ajudar inclusive os pequenos empreendedores ou apenas quem está em busca de uma organização dentro de casa. Para aplicar a ferramenta nessas situações é preciso muito pouco:

• Comece tirando tudo do lugar. Esvazie gavetas, armários e mesas. Se a aplicação for em um computador, identifique quais pastas estão bagunçadas e que programas ou aplicativos estão afetando a capacidade da máquina;
• Reorganize cada objeto, arquivo ou elemento no lugar mais eficiente possível. Divida a arrumação entre quem irá utilizar e onde será usado. Se a recepção é quem mais utiliza blocos de papel ou clipes, é para perto deles que esses objetos devem se destinar.
• Livre-se dos excessos, jogando fora tudo aquilo que não será mais necessário. Isso serve para pastas antigas, documentos que não possuem mais serventia ou validade e objetos que estão apenas pegando poeira. Uma boa opção é fazer doações daquilo que ainda pode ser útil para alguém ou realizar a venda da matéria-prima para empresas especializadas, como papéis, plásticos e metais.
• Identifique o que está faltando para providenciar a compra.
• Utilize etiquetas autoadesivas e caixas organizadoras transparentes;
• Torne esse processo um hábito mensal ou bimestral e comece tudo de novo.